Observa una semana de trabajo
Anota qué tareas se repiten y dónde se vuelve a introducir la misma información. No necesitas una herramienta nueva para descubrir el primer candidato.
Dibuja la entrada y la salida
Por ejemplo: llega una consulta por un formulario, se organiza por servicio y se prepara para que una persona responda. Explica qué recibe el flujo y qué debe producir.
Decide dónde interviene una persona
Una automatización debe tener un camino para los datos incompletos, las excepciones y las decisiones relevantes. La revisión no es un fallo del sistema: forma parte del proceso.
Prueba con datos ficticios
Antes de conectar un flujo a clientes reales, prepara ejemplos normales y casos difíciles. Comprueba qué ocurre con campos vacíos, duplicados y herramientas temporalmente no disponibles.
Mide antes de ampliar
Revisa el tiempo de gestión y la calidad del resultado. Si el flujo ayuda, amplíalo por etapas. Si una regla sencilla resuelve el problema, quizá no necesites IA.